Internationale Vertragsabschlüsse – Tipps für interkulturelle Verhandlungen

Diese zu meistern ist jedoch entscheidend für erfolgreiche internationale Abschlüsse. Für die Mehrheit der Kulturen weltweit stehen am Anfang einer Geschäftsbeziehung insbesondere Aufbau und Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen - eine besondere Herausforderung vor allem für deutsche Verhandlungspartner. Was gilt es zu beachten?

Gute Vorbereitung ist das A und O

"Für erfolgreiche Verhandlungen ist es wichtig, sich vorher eingehend zu informieren: Über das Unternehmen, die Personen, die es führen, Land und Sitten, das zugrundeliegende Wertesystem. Auch Infos zur jeweiligen Politik des Landes sollte man sich aneignen. Bei diesem Thema ist im späteren Gespräch jedoch Vorsicht geboten, so etwa in China", sagt Katarina Lerch. Sie konzipiert und leitet interkulturelle Trainings bei den Carl Duisberg Centren. Unverzichtbar für eine gute Vorbereitung ist auch der Blick auf die Wirtschaft des Landes wie etwa abweichende Steuersysteme. Schon im Vorfeld sind extreme Klarheit über die eigenen Ziele und ein guter Plan "B" wichtig, beim Einkauf wie beim Verkauf. Nicht gleich und zu schnell die Katze aus dem Sack lassen!

Vertrauen aufbauen

Der Aufbau von Vertrauen und die Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen ist das Kernthema internationaler Geschäftsbeziehungen. "Wer gibt, bekommt zurück", so Stefan Golbs-Wilms, Senior Strategic Sourcing Manager CAPEX der CABB GmbH. Es sei die beste Voraussetzung dafür, später selbst Vertrauen einzufordern. Sein Tipp nach 23 Jahren Auslandserfahrung im Einkauf, Verkauf und General Management mit Schwerpunkt Asien und Afrika: In manchen Ländern wie etwa Indien macht es Sinn, sich von einer anderen Person vorstellen zu lassen. Oft bildet die Vorstellung auch einen guten Gesprächseinstieg. Die nächste höhere Stufe ist es, von Persönlichem wie etwa der Familie zu sprechen; die Grenzen hierbei muss jeder selbst erkunden.

Authentisch bleiben

Internationale Verhandlungen stellen eine große Anforderung an die eigene emotionale Intelligenz dar. Professionelle Verhandlungsziele und -fakten sollten zunächst in den Hintergrund treten. Beziehungsaufbau geschieht vielmehr durch die Betonung von Verbindendem und Positivem sowie gegenseitigem Interesse. Sich in das Gegenüber aktiv hinein zu denken, bedeutet jedoch nicht Überanpassung. "Falsche Bescheidenheit oder vorgetäuschte Höflichkeit wirken gekünstelt", erklärt Trainerin Katarina Lerch.

Flexibel sein bei der zeitlichen Planung

Wichtig bei internationalen Verhandlungen: Mehr Zeit als üblich einplanen! Eine vorab geschickte Übersetzung etwa ist keine Garantie dafür, dass der ausländische Gesprächspartner einen Text auch so versteht wie wir. Die Versprachlichung von Informationen läuft in vielen Sprachen anders als bei uns. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zu klären, ob alle auch dasselbe meinen. Den Partner sollte man ruhig im Unklaren lassen über die wirklich für den Besuch zur Verfügung stehende Zeit. "Weiß der Verhandlungspartner über die eigene zeitliche Begrenzung Bescheid, kann er seinerseits Druck ausüben, indem er die Lage aussitzt", sagt Stefan Golbs-Wilms.

Umgang mit Dolmetschern

Dolmetscher sind bei internationalen Verhandlungen meist unerlässlich. Wann immer möglich, lohnt es sich, einen Dolmetscher des Vertrauens mitzunehmen. Ein gutes Briefing für dessen Vorbereitung ist unbedingt notwendig. Ziele und geplante Umwege in der Verhandlungsführung sollte er kennen. "Generell empfiehlt es sich, Dolmetscher gut zu beobachten und zu versuchen, zuzuhören, auch wenn man fast nichts versteht", beschreibt Stefan Golbs-Wilms seine Erfahrungen. Dauert der Redefluss zu lange, ist es sinnvoll, einzugreifen - hier herrscht meist Unklarheit oder Uneinigkeit. Notfalls hilft eine Pause und eine separate Aufklärung mit dem Dolmetscher.

Unstimmigkeiten: Mit Ruhe zum Ziel

Kulturen gehen unterschiedlich mit Dissens um. Deutsche sprechen Unstimmigkeiten meist offen an. Bei der großen Mehrheit aller Kulturen ist hier Vorsicht geboten. Prinzipiell gilt: ruhig und gelassen bleiben, niemals streiten. Es hilft zum Beispiel gar nichts, japanische oder koreanische Partner in angespannten Verhandlungen noch mehr unter Druck zu setzen. Besser ist es, die Situation kurz zu verlassen und so dem Gegenüber Raum zur Besprechung zu geben.

Brauchen wir Verträge?

In manchen Ländern hat die Beziehung dieselbe Bedeutung wie ein schriftlicher Vertrag. Zudem gibt es in Asien etwa die Kultur von schriftlichen Verträgen noch gar nicht so lange. Heute sind sie jedoch im internationalen Geschäft Standard. Es sind schriftliche Grundlagen, die gewissenhaft erstellt werden müssen. Vertragsbedingungen in Asien einzufordern ist sehr schwierig, zeit- und kostenaufwendig. Sprechen beide Seiten dieselbe Sprache, sind detaillierte Protokolle in dieser Sprache unbedingt notwendig - ansonsten empfiehlt sich auf jeden Fall das Erstellen von zwei Sprachversionen.

Unterschiedliche Hierarchien berücksichtigen

In Deutschland beziehungsweise Mittel- und Nordeuropa sind die Hierarchien in großen Teilen flach. "Das ist nicht überall so", stellt Katarina Lerch fest. In Kulturen mit hoher Machtdistanz sollte man versuchen, Verhandlungspartner derselben Hierarchiestufe einander zuzuordnen. "Wir empfehlen, auf Visitenkarten die Position genau anzugeben." Aufschluss kann in China etwa auch die Tischordnung geben. Üblicherweise sitzen die Teilnehmer nach Rangstufen geordnet. Nicht unaufgefordert auf einen Platz setzen!

Das richtige Rezept

"Gleich wie herum wir die Kulturen, Verhaltensweisen und Beziehungsgemische drehen und wenden - es geht immer in erster Linie um ein Verhandlungsziel. Dies dürfen wir nicht aus dem Auge verlieren", sagt Stefan Golbs-Wilms. Insofern ist niemand der sanfte Psychologe seiner Geschäftspartner. "Alle Umwege und Tools, die wir verwenden, bleiben Werkzeuge auf dem steinigen, fremden und verminten Gesprächsterrain internationaler Verhandlungen."

(ots)