Für den Standort Hamburg suchen wir:
Unbefristet | Start: frühestmöglich | ID: VMA006/2025 | Bewerbungsschluss: 31.03.2025 | Vollzeit/Teilzeit | Mobile Arbeit möglich
Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Herausforderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungsinfrastruktur, interdisziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeitsumfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.
Bei der baulichen Weiterentwicklung des DESY-Campus kommt der Abteilung BAU eine zentrale Rolle zu. Sie kümmert sich um die Neubau-, Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen auf dem DESY-Campus. BAU übernimmt für sämtliche Hochbaumaßnahmen des Wissenschaftszentrums die Bauherrenfunktion und das Projektmanagement. Ebenfalls kümmert sich die Abteilung BAU um die Versorgung mit Trink- und Grünwasser sowie um die Schmutz- und Regenentwässerung. Darüber hinaus koordiniert sie in enger Zusammenarbeit mit der DESY-Abteilung MKK (8) die beteiligten Fachplaner der Technischen Gebäudeausrüstung. Schwerpunkte der Arbeit sind die Beauftragung und Überwachung der externen Objekt- und Fachplaner sowie weiterer am Bau Beteiligter, die Begleitung der Ausschreibung der Gewerke am Bau und die Überwachung der Budget- und Terminpläne. Je nach Auslastung können alle Objekt- und Fachplanungsleistungen auch selbst übernommen werden. Für unser Team suchen wir zum nächst möglichen Termin in unbefristeter Festanstellung eine:n Verwaltungsangestellte:n für das Controlling der Abteilung BAU.
Ihre Aufgabenbereiche umfassen das BAU-Controlling, die technische/kaufmännische Projekt-Sachbearbeitung, die Führung des Sekretariats/Assistenz der BAU-Abteilung sowie die Unterstützung bei der IT-Administration für die Gruppe BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem:
- Pflege und selbstständige Weiterentwicklung eines Kostenkontrollwerkzeuges zur Abbildung aller Kostenkontrolleinheiten und Aufträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen
- Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte
- Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV / Aufmass / StLB
- Unterstützen bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen gem. RZBau
- Nachhalten von allen Aufträgen und Abrufen in Excel Tabellen
- Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen
- Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen/Listen - projekt- und abteilungsbezogen
- Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangsdaten für interne und externe Mitarbeitende von BAU
- Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Softwarekomponenten für BAU
Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50%). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungsangeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV-AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).
Unbefristet
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche
- Gute EDV / PC Kenntnisse, vor allem in den MS Office Programmen und MS-Project
- Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von MS-Excel und MS-Access
- Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ORCA, EBiss-Bestellsystem)
- Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen
- Strukturiere Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge
- Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen und Datenbanken
- Englischkenntnisse auf B2-Niveau
- Affinität zu IT-Systemen
Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Herr Simon unter 040-8998-3570 (axel.simon@desy.de).
Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) ein.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal:
Jetzt bewerben
DESY fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Die berufliche Entwicklung von Frauen ist uns besonders wichtig und deshalb bitten wir Frauen nachdrücklich, sich um die zu besetzende Stelle zu bewerben. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt (sbv.desy.de).
Weiterführende Informationen finden Sie unter:
https://www.desy.de/karriere/
Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Personalabteilung
Notkestraße 85
22607 Hamburg
Telefon: +49 40 8998-3392
Bewerbungsschluss: 01.04.2025
